Dokument określany jako zestawienie materiałowe porządkuje informacje o elementach i materiałach przewidzianych do realizacji projektu. Jego rolą jest zebranie w jednym miejscu danych wynikających z dokumentacji projektowej i przełożenie ich na czytelny wykaz, który można odnieść do faktycznych potrzeb inwestycji.
W praktyce zestawienie obejmuje między innymi rodzaje materiałów, ich orientacyjne ilości, jednostki miary oraz przeznaczenie w konkretnych częściach obiektu. Nie jest to lista zakupowa, lecz narzędzie porządkujące projekt pod kątem technicznym i organizacyjnym. Dzięki temu inwestor, projektant oraz wykonawcy operują na tych samych założeniach i rozumieją zakres projektowanych rozwiązań w ten sam sposób. Znaczenie zestawienia materiałowego ujawnia się szczególnie na etapie przygotowania realizacji. Pozwala ono lepiej ocenić skalę przedsięwzięcia, porównać rozwiązania projektowe oraz zidentyfikować elementy kluczowe z punktu widzenia konstrukcji, instalacji czy wykończenia. Ułatwia również wychwycenie ewentualnych niespójności pomiędzy poszczególnymi branżami jeszcze przed rozpoczęciem robót.
Warto podkreślić, że zakres i stopień szczegółowości zestawienia zależy od etapu projektu. Inaczej wygląda ono w dokumentacji koncepcyjnej, a inaczej w projekcie wykonawczym, gdzie precyzja ma znacznie większe znaczenie. Im bardziej zaawansowany projekt, tym większa rola zestawienia jako narzędzia porządkującego i kontrolnego. Zestawienie materiałowe pełni funkcję orientacyjną i informacyjną. Pomaga zrozumieć, z czego faktycznie będzie składał się budynek i jakie rozwiązania zostały przewidziane przez projektanta. Dla zespołu projektowego stanowi natomiast element spajający dokumentację, który ułatwia zachowanie spójności pomiędzy założeniami projektowymi a ich późniejszą realizacją.
